Rôles et Responsabilités en Gouvernance ESG

Les rôles et responsabilités en gouvernance ESG définissent qui supervise, gère, examine et rapporte l'activité ESG au sein de l'organisation. Sans propriété claire, le travail de développement durable peut se disperser entre la conformité, les finances, les RH, les achats, les opérations et le conseil d'administration.

C'est pourquoi la gouvernance ESG doit aller au-delà d'une déclaration de politique. Elle nécessite une propriété claire. Un modèle de gouvernance ESG clair explique comment les questions environnementales, sociales et de gouvernance sont dirigées, surveillées et rapportées dans l'ensemble de l'entreprise. Il aide également les dirigeants à comprendre la différence entre la supervision stratégique et l'exécution quotidienne.

Pour les équipes du secteur financier, cela devient urgent. L'ESG, la RSE, les attentes en matière de reporting et la pression réglementaire évoluent plus rapidement que de nombreux processus internes. Renforcez la préparation de votre équipe grâce à une formation ESG, RSE et conformité pour le secteur financier avant que les lacunes de reporting ne deviennent des problèmes au niveau du conseil.

Que sont les rôles en gouvernance ESG ?

Les rôles en gouvernance ESG définissent qui est responsable de la direction, de la gestion, de l'examen et du reporting des activités liées aux critères ESG au sein d'une organisation. Ces rôles peuvent incomber au conseil d'administration, à la direction générale, aux comités, à la conformité, aux risques, aux finances, aux RH, aux achats, aux opérations et aux unités opérationnelles.

Le point important est que l'ESG n'appartient pas à un seul département. Il touche le risque climatique, les pratiques de travail, les droits de l'homme, la conduite des fournisseurs, l'éthique, la lutte contre la corruption, la qualité des données, la responsabilité du conseil et le reporting externe. Lorsque la responsabilité est floue, l'ESG devient un ensemble d'activités déconnectées plutôt qu'un processus commercial gouverné.

Les responsabilités en gouvernance ESG sont les obligations attachées à chaque rôle. Le conseil peut approuver les priorités ESG et examiner les risques majeurs. La direction peut transformer ces priorités en plans. Les finances peuvent contrôler les données ESG. La conformité peut surveiller les réglementations. Les achats peuvent évaluer les normes fournisseurs. Chaque responsabilité doit être liée à la prise de décision, aux preuves et à la responsabilité.

Pourquoi une propriété ESG claire est-elle importante ?

Une propriété ESG insuffisante crée trois problèmes courants. Premièrement, l'entreprise peut publier des affirmations de durabilité qui ne sont pas étayées par des preuves internes fiables. Deuxièmement, les risques ESG peuvent se situer en dehors du registre des risques principal, ce qui les rend plus difficiles à gérer. Troisièmement, les équipes peuvent dupliquer le travail car personne n'a cartographié qui est responsable de quoi.

Cela est d'autant plus important en Europe. Les entreprises soumises à la Directive sur le reporting de durabilité des entreprises doivent rendre compte en utilisant les Normes européennes de reporting de durabilité. Cela signifie que les informations ESG nécessitent une gouvernance, des contrôles et une traçabilité, et pas seulement de bons messages. Les orientations de la Commission européenne sur la CSRD et les documents ESRS d'EFRAG renforcent tous deux la direction prise : le reporting sur la durabilité devient plus structuré, plus axé sur les données et plus lié à la gouvernance d'entreprise.

Un cadre de gouvernance ESG bien conçu aide à prévenir la confusion en reliant les rôles, les lignes de reporting, les voies d'escalade, les contrôles et les cycles d'examen. Il transforme l'ESG d'un projet annexe en un système de gouvernance géré.

Rôles en gouvernance ESG au sein de l'organisation

La gouvernance ESG fonctionne mieux lorsque la responsabilité est clairement répartie. Le conseil ne doit pas gérer chaque tâche ESG, et l'équipe développement durable ne doit pas porter seule toute la charge. Chaque fonction doit posséder les domaines ESG les plus proches de son expertise.

Cette structure n'a pas besoin d'être compliquée. Elle doit être suffisamment claire pour que chaque équipe sache ce qu'elle possède, quand elle doit rendre compte et qui examine le résultat.

Responsabilités du conseil d'administration en matière de gouvernance ESG

Le rôle ESG du conseil est principalement un rôle de supervision. Il ne doit pas gérer chaque projet de durabilité, mais il doit comprendre les principaux risques ESG, approuver l'approche de gouvernance et vérifier si la direction dispose des bons systèmes en place.

Une supervision du conseil solide comprend l'examen régulier des risques ESG, du reporting sur la durabilité, des attentes des parties prenantes et des questions significatives. Le conseil doit également savoir comment l'ESG affecte la stratégie, la réputation, l'accès aux capitaux et l'exposition réglementaire.

Cela est particulièrement important lorsque les questions ESG sont financièrement significatives. Le risque climatique, la perturbation de la chaîne d'approvisionnement, les préoccupations relatives à la main-d'œuvre, les allégations de violation des droits de l'homme ou les défaillances de gouvernance peuvent affecter la continuité des activités et la confiance des investisseurs. Le conseil doit donc recevoir des informations ESG claires, et non des mises à jour vagues ou des résumés de type marketing.

Une bonne discussion ESG au niveau du conseil répond généralement à trois questions. Quels sont les risques et opportunités ESG les plus importants pour l'entreprise ? Qui est responsable de leur gestion ? Quelles preuves montrent que l'entreprise progresse ?

Direction générale et responsabilité ESG

La direction générale transforme les orientations ESG en actions. Si le conseil fixe les attentes, les dirigeants s'assurent que ces attentes se traduisent en budgets, politiques, objectifs, contrôles et plans opérationnels.

Le directeur général peut parrainer le programme ESG. Le directeur financier peut soutenir le reporting sur la durabilité et l'assurance des données. Le conseiller juridique général ou le responsable de la conformité peut surveiller les risques juridiques et de communication. Le directeur des risques peut intégrer l'ESG dans la gestion des risques d'entreprise. Le directeur des ressources humaines peut superviser les questions sociales liées à la main-d'œuvre.

C'est là que la responsabilité d'entreprise devient visible. La responsabilité ESG ne se limite pas à savoir qui signe le rapport. Il s'agit de savoir si les dirigeants peuvent expliquer comment les décisions ESG sont prises, comment les risques sont escaladés, comment la performance est mesurée et comment les points faibles sont corrigés.

Lorsque la responsabilité ESG est insuffisante, les dirigeants peuvent soutenir l'ESG publiquement tandis que les équipes internes manquent d'autorité pour agir. Cet écart peut nuire à la crédibilité. Une propriété exécutive claire aide à garantir que les objectifs ESG ne sont pas séparés des opérations commerciales.

Responsabilités du comité ESG et de l'équipe développement durable

De nombreuses entreprises utilisent un comité ESG, un comité développement durable ou un groupe de travail transfonctionnel pour coordonner l'activité ESG entre les départements. Ce comité ne remplace pas le conseil ou la direction générale. Son rôle est de connecter les équipes, d'examiner les progrès, de surveiller les priorités et de préparer les informations pour les décideurs.

Un comité ESG peut inclure des représentants de la conformité, des risques, des finances, du juridique, des RH, des achats, des opérations, des communications et du développement durable. Il peut examiner les priorités ESG, les indicateurs clés de performance, les échéances de reporting, les évolutions réglementaires, les préoccupations des parties prenantes et les risques majeurs nécessitant une escalade.

L'équipe développement durable agit souvent comme coordinatrice en gérant le calendrier ESG, en soutenant l'engagement des parties prenantes, en collectant les données de reporting et en maintenant l'alignement des départements. Cependant, la coordination n'est pas la même chose que la propriété. Chaque fonction opérationnelle doit toujours posséder ses propres données ESG, contrôles et actions.

Responsabilités de la conformité, du juridique et de la gestion des risques

Les équipes de conformité et juridiques jouent un rôle central dans la gouvernance ESG car les affirmations de durabilité, les obligations éthiques et les attentes réglementaires créent une exposition juridique. Leur travail peut inclure l'examen des communications ESG, la surveillance des exigences anti-corruption, l'évaluation des obligations de la chaîne d'approvisionnement et le conseil sur les politiques de gouvernance.

L'équipe de gestion des risques doit s'assurer que les risques ESG ne sont pas traités séparément du risque d'entreprise. L'exposition climatique, les manquements des fournisseurs, la sécurité au travail, les préoccupations relatives aux droits de l'homme et les défaillances de gouvernance doivent être évalués avec le même sérieux que les risques financiers, opérationnels et cyber.

Cela est important car les risques ESG restent rarement dans un seul département. Un problème de main-d'œuvre chez un fournisseur peut devenir simultanément une question juridique, un problème de réputation, une défaillance des achats et une préoccupation de reporting. Les équipes risques et conformité aident à relier ces problèmes avant qu'ils n'escaladent.

Responsabilités des finances et du reporting

Les équipes financières deviennent de plus en plus importantes dans la gouvernance ESG. Le reporting sur la durabilité dépend des données, des contrôles, des preuves et des processus d'examen. Ce sont des domaines dans lesquels les finances ont déjà une solide expérience.

Les données ESG peuvent provenir des factures d'énergie, des systèmes RH, des questionnaires fournisseurs, des registres opérationnels, des systèmes de déplacement, des journaux de sécurité et des registres de conformité. Sans propriété claire, ces données peuvent devenir incohérentes. Les finances peuvent soutenir la discipline de reporting en aidant à définir les propriétaires de données, les contrôles, les normes de documentation et les calendriers d'examen.

Cela est particulièrement pertinent pour le reporting CSRD et ESRS. Les informations sur la durabilité se rapprochent du reporting financier en termes de structure et d'attentes en matière d'assurance. Les entreprises qui traitent le reporting ESG comme un exercice de communication peuvent avoir du mal lorsque les auditeurs, les régulateurs ou les investisseurs demandent des preuves.

Un état d'esprit de contrôle axé sur les finances ne rend pas l'ESG moins humain. Il rend l'information plus fiable.

Responsabilités des RH, des achats et des opérations

Les RH sont propriétaires de nombreux sujets sociaux qui s'inscrivent dans la gouvernance ESG. Ceux-ci peuvent inclure la diversité, le bien-être de la main-d'œuvre, la formation, la santé et la sécurité, l'engagement des employés, la sensibilisation au signalement et la culture du lieu de travail. Les RH aident également à transformer les attentes ESG en comportements des employés grâce à la formation et à la communication interne.

Les achats gèrent les risques ESG liés aux fournisseurs. Cela comprend les codes de conduite fournisseurs, le contrôle préalable des tiers, les approvisionnements responsables, les préoccupations relatives à l'esclavage moderne, les risques liés aux droits de l'homme et la surveillance des fournisseurs. Dans de nombreux secteurs, la plus grande exposition ESG peut se situer en dehors des opérations directes de l'entreprise. Les achats jouent donc un rôle clé en matière de gouvernance.

Les équipes opérationnelles transforment les engagements ESG en actions mesurables. Elles peuvent gérer la consommation d'énergie, la réduction des émissions, les déchets, l'eau, les processus de sécurité et la performance au niveau des sites. Si les opérations ne sont pas impliquées, les objectifs ESG peuvent se déconnecter des réalités de l'entreprise.

Les rôles de gouvernance ESG les plus solides se trouvent souvent dans les entreprises où les RH, les achats et les opérations sont traités comme des propriétaires ESG essentiels, et non comme des fonctions de soutien.

Comment attribuer les rôles et responsabilités ESG

L'attribution des rôles ESG commence par la cartographie des sujets ESG les plus importants de l'entreprise. Ceux-ci peuvent inclure le climat, la main-d'œuvre, l'éthique, la chaîne d'approvisionnement, la gouvernance, le reporting, la responsabilité des produits ou l'impact sur la communauté. Une fois les sujets clés clarifiés, l'entreprise peut attribuer des propriétaires en fonction de leur expertise et de leur autorité décisionnelle.

Un modèle RACI simple peut aider à clarifier la propriété ESG. Il définit qui est responsable de l'exécution du travail, qui est imputable de la décision finale, qui doit être consulté et qui doit être informé. Cela évite toute confusion entre les équipes qui fournissent des données ESG et les dirigeants qui approuvent les décisions ESG.

Une approche utile consiste à définir qui est propriétaire du sujet, qui fournit les données, qui examine les informations, qui approuve les décisions et qui rend compte au conseil. Cela évite toute confusion entre contribution et responsabilité.

Par exemple, dans le cadre du contrôle préalable des fournisseurs, les achats peuvent collecter les informations ESG des fournisseurs, la conformité peut examiner les risques éthiques et juridiques, la gestion des risques peut évaluer l'exposition, et la direction générale peut approuver les décisions d'escalade pour les fournisseurs à haut risque.

L'entreprise doit également définir des voies d'escalade. Si un fournisseur échoue à une évaluation ESG, qui décide de continuer, de suspendre ou de revoir la relation ? Si les données sur les émissions sont incomplètes, qui approuve le processus de correction ? Si un changement réglementaire affecte le reporting, qui alerte le conseil ou le comité exécutif ?

C'est là que les meilleures pratiques de gouvernance ESG deviennent précieuses. Une gouvernance solide ne se construit pas en nommant des rôles une seule fois. Elle s'améliore grâce à des examens réguliers, à la formation, à la documentation et à l'attention de la direction.

Erreurs courantes dans l'attribution des rôles ESG

Attribuer la propriété ESG à une seule personne ou à une petite équipe

Une erreur courante est de confier la propriété ESG à une seule personne ou à une petite équipe. L'ESG est trop vaste pour cette approche. Un responsable développement durable peut coordonner le travail, mais ne peut pas posséder toutes les responsabilités juridiques, financières, opérationnelles et liées à la chaîne d'approvisionnement.

Se concentrer sur le reporting externe avant que les contrôles internes ne soient prêts

Une autre erreur est de se concentrer sur le reporting externe avant que les contrôles internes ne soient prêts. Cela peut créer des affirmations non étayées, des données incohérentes et des pistes d'audit insuffisantes. Le reporting doit refléter un processus gouverné, et non une collecte de chiffres de dernière minute.

Exclure le conseil jusqu'au rapport final

Une troisième erreur est d'exclure le conseil jusqu'à ce que le rapport final soit prêt. Les conseils ont besoin d'une visibilité plus précoce sur les principaux risques ESG, les lacunes de reporting et les préoccupations des parties prenantes. Un examen en fin de processus limite la supervision significative.

Traiter l'ESG séparément de la gestion des risques

Les entreprises ont également du mal lorsque l'ESG est traité séparément de la gestion des risques. Les risques ESG doivent être intégrés dans le processus de risque plus large afin de pouvoir être évalués, hiérarchisés et surveillés avec rigueur.

Mesurer l'efficacité des rôles ESG

Des rôles clairs doivent conduire à des résultats plus clairs. Une entreprise peut évaluer si ses rôles en gouvernance ESG fonctionnent en examinant la qualité des décisions, des données, du reporting et de l'escalade.

Si les départements savent ce qu'ils possèdent, les mises à jour ESG deviennent plus spécifiques. Si les propriétaires de données sont nommés, le reporting devient plus fiable. Si le conseil reçoit de meilleures informations, la supervision devient plus utile. Si les équipes risques et conformité sont impliquées tôt, les problèmes sont plus faciles à gérer.

Un signal utile est de savoir si les informations ESG peuvent être retracées jusqu'à leur source. Un autre est de savoir si les dirigeants peuvent expliquer qui a approuvé les décisions ESG clés et pourquoi. Un troisième est de savoir si les risques ESG figurent dans le registre des risques principal plutôt que dans un fichier de durabilité séparé.

L'OCDE a noté que la communication d'informations liées à la durabilité est devenue répandue parmi les sociétés cotées par capitalisation boursière, ce qui reflète à quel point les informations ESG s'intègrent dans le reporting d'entreprise traditionnel. Cela rend la clarté des rôles encore plus importante car une plus grande communication crée une plus grande demande de gouvernance, de contrôles et de responsabilité.

Conclusion

Les rôles et responsabilités en gouvernance ESG donnent aux entreprises la structure nécessaire pour gérer la durabilité avec confiance. Le conseil assure la supervision. Les dirigeants fixent la direction et allouent les ressources. Les comités coordonnent l'activité. La conformité, les risques, les finances, les RH, les achats et les opérations gèrent chacun les responsabilités ESG les plus proches de leur travail.

L'objectif n'est pas de créer de la bureaucratie. L'objectif est de rendre les décisions ESG plus claires, le reporting plus fiable et la responsabilité plus facile à prouver. Lorsque les rôles ESG sont vagues, les entreprises font face à un travail fragmenté, à des preuves insuffisantes et à un reporting confus. Lorsque les rôles sont clairs, l'ESG fait partie de la façon dont l'entreprise est gouvernée.

Pour les organisations confrontées à des attentes plus fortes en matière de durabilité, de RSE et de conformité, c'est le bon moment pour clarifier la propriété avant que la pression n'augmente. La gouvernance ESG fonctionne mieux lorsque chaque fonction comprend son rôle, lorsque chaque question significative a un propriétaire et lorsque chaque rapport peut être étayé par des preuves.